IT-Leasing ist für öffentliche Auftraggeber eine attraktive Beschaffungsoption: Es ermöglicht planbare Kosten, entlastet Budgets und sorgt für technologische Aktualität. Doch hinter den vermeintlichen Vorteilen lauern Risiken, die bei unklaren Vertragsklauseln zu erheblichen Mehrkosten führen können. Dieser Artikel zeigt die drei größten Kostenfallen und gibt praxisnahe Tipps, an was öffentliche Auftraggeber bei der Erstellung von Leasingausschreibungen denken müssen. Die korrekte vertragliche Ausgestaltung dieser Anforderungen erfordert jedoch einiges an Expertise und Zeit. 
 

Unklare Restwertregelungen 

Das Problem:

Viele Leasingverträge enthalten Klauseln zum Restwert der Geräte, die für den Öffentlichen Auftraggeber nicht transparent sind.  

 Typische Risiken: 

Unklare Berechnung des Restwerts bei vorzeitiger Vertragsbeendigung. 

Verpflichtung zur Übernahme der Geräte zu einem überhöhten Preis am Ende der Laufzeit. 

Fehlende Regelungen zur Rückgabe (z. B. Kosten für Reinigung, Verpackung, Transport). 

Rechtliche Einordnung 

Nach VgV und UVgO muss die Leistungsbeschreibung eindeutig und vollständig sein (§ 31 VgV, § 23 UVgO). Unklare Restwertklauseln können gegen das Transparenzgebot (§ 97 GWB) verstoßen und können zu Nachprüfungsverfahren führen. 

Praxis-Tipp: 

Restwertklauseln klar definieren (z. B. „Rückgabe ohne zusätzliche Kosten außer Transport“, „Das Restwertrisiko am Ende der Laufzeit trägt der Leasinggeber“ und einige weitere mehr). 

Keine versteckten Kaufoptionen zulassen, die faktisch einen Kaufvertrag darstellen.
 

Zusatzkosten für Services und Upgrades 

Das Problem 

Leasingangebote enthalten oft Serviceleistungen wie Wartung, Updates oder Austausch defekter Geräte. Häufig sind diese Leistungen nicht im Grundpreis enthalten, sondern werden als optionale Zusatzkosten berechnet: 

Upgrade-Gebühren bei technologischem Fortschritt. 

Kosten für Ersatzgeräte außerhalb der vereinbarten SLAs. 

Versteckte Gebühren für Software-Lizenzen. 

Rechtliche Einordnung 

Alle preisrelevanten Positionen müssen in der Ausschreibung klar benannt werden (§ 52 VgV: Pflichtangaben in der Bekanntmachung). Nach UfAB 2018 sind „versteckte Kosten“ ein typischer Fehler in IT-Vergaben. 

Praxis-Tipp: 

Alle Serviceleistungen als Muss- oder Kann-Leistungen definieren. 

Preisblätter so gestalten, dass Gesamtkosten über die Vertragslaufzeit transparent sind. 

Wirtschaftlichkeitsanalyse bzw. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung nach WiBe 5.0 durchführen (§ 7 BHO), um sämtliche Kosten zu identifizieren. 

Vertragsklauseln mit automatischen Verlängerungen 

Das Problem 

Automatische Verlängerungen („stillschweigende Verlängerung um 12 Monate, wenn nicht gekündigt“) sind in Leasingverträgen üblich – und für öffentliche Auftraggeber riskant: 

Haushaltsrechtliche Probleme: Verlängerungen können als neue Verpflichtung gelten. 

Vergaberechtliche Risiken: Verlängerungen ohne Wettbewerb können als Umgehung des Vergaberechts gewertet werden. 

Rechtliche Einordnung 

Nach z.B. § 21 VgV sind Rahmenverträge auf maximal 4 Jahre begrenzt. Automatische Verlängerungen darüber hinaus sind unzulässig. Jede Verlängerung muss vergaberechtskonform erfolgen. 

Praxis-Tipp: 

Keine automatischen Verlängerungen zulassen. 

Verlängerungsoptionen klar regeln (z. B. „Option auf Verlängerung um 12 Monate, nur nach schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers“). 

Kündigungsfristen eindeutig festlegen. 

Fazit 

IT-Leasing kann für öffentliche Auftraggeber eine wirtschaftliche Lösung sein – aber nur, wenn die Vertragsgestaltung transparent und vergaberechtskonform erfolgt. Unklare Restwertregelungen, versteckte Servicekosten und automatische Verlängerungen sind die häufigsten Kostenfallen. Wer diese Risiken frühzeitig erkennt und die Vorgaben der VgV, UVgO und UfAB 2018 beachtet, schützt sich vor finanziellen und rechtlichen Problemen. 

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