Die kommunale Beschaffung von Fahrzeugen und komplexem technischem Equipment – wie etwa von einem Feuerwehrfahrzeug, einem Löschgruppenfahrzeugs (LF), einem Gerätewagens Gefahrgut (GW-G), einem Einsatzleitwagens (ELW) oder der kompletten technischen Ausstattung erfordert sorgfältige Projekt- und Terminplanung und einen vergaberechtskonformen Vergabeprozess, an dessen Ende der tatsächliche Einkauf des Fahrzeugs und des Equipments mit den richtigen technischen Funktionen steht. Die Zeit von der Ausschreibung bis zur Beauftragung hängt maßgeblich von der gewählten Verfahrensart, dem Vorbereitungsstand und der Qualität der Vergabeplanung ab. 

Vorbereitung der Ausschreibung 

Die Ausschreibung beginnt nicht mit der Veröffentlichung, sondern mit einer strukturierten Planung. Öffentliche Auftraggeber müssen frühzeitig die Weichen für eine effiziente und bedarfsgerechte Vergabe stellen. 

Bedarfsstrukturierung 

Zunächst wird der konkrete Bedarf definiert: Wird ein Hilfeleistungslöschgruppenfahrzeug mit besonderer Ausstattung (HLF), ein Tanklöschfahrzeug in Basisausführung (TLF) oder ein Kommandowagen mit Zusatzfunktionen (KdoW) benötigt? Die genaue Spezifikation des benötigten Equipments ist entscheidend für die spätere Beschaffungsplanung und beeinflusst die Dauer des gesamten Projekts. Auch die Anforderungen an komplexe technische Ausstattung oder spezielle technische Equipment müssen klar beschrieben sein. 

Abwägen der Beschaffungsvarianten 

Soll das Fahrzeug gekauft, geleast oder gemietet werden? Diese Entscheidung beeinflusst die Wahl und Ausführung des Vergabeverfahrens sowie die Vertragsgestaltung und die spätere Auswahl der Anbieter – etwa für ein E-Fahrzeug, einen LKW oder einen Mannschaftswagen. 

Festlegung der Verfahrensart 

Je nach Auftragswert muss eine nationale Ausschreibung oder ein EU-weites Verfahren gewählt werden. Je nach technischer Komplexität kann die Entscheidung für ein einstufiges Verfahren oder ein mehrstufiges Verfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb und/oder nachfolgenden Verhandlungsrunden fallen.  

Entscheidung über Losbildung 

Gerade bei komplexen Fahrzeugen wie einem Wechselladerfahrzeug (WLF) oder einem Abrollbehälter Rüstfahrzeug (AB-Rüst) kann eine Aufteilung in Lose sinnvoll sein – etwa eine Aufteilung in Fahrgestell, Aufbau und Sonderausstattung. 

Erstellen der Vergabeunterlagen 

Liegen bereits Unterlagen aus einer vorherigen Ausschreibung vor und soll nur eine Neuausschreibung mit gewissen Änderungen durchgeführt werden? Ist der Bedarf und die technischen Anforderungen bereits genau definiert? Diese Faktoren beeinflussen die Dauer der Vorbereitung erheblich. 

Die Vergabeunterlagen selbst bestehen aus: 

• Verfahrens- und Vertragsunterlagen 
• Kriterien zur Angebotsbewertung: Formal, Eignung, Leistung, Preis 
• Leistungsbeschreibung 
• Anlagen und Templates 

Je nach Kenntnisstand können auch weitere Schritte notwendig sein wie die Durchführung einer Markterkundung, eine Risikobetrachtung, die Schätzung des Auftragswerts oder eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung - etwa bei der Beschaffung eines Abrollbehälters Löschwasser (AB-Wasser) oder eines Drehleiterwagens mit Korb (DLK). 

Angebotsphase 

Nach der Veröffentlichung auf einer Vergabeplattform beginnt die Angebotsphase. In dieser Phase geben die Bieter für den Auftragsgegenstand ein Angebot ab und übersenden die geforderten Unterlagen - etwa für einen Rüstwagen (RW) oder ein Feuerwehr-KFZ mit Sonderausstattung. Diese Phase dauert je nach Verfahren zwischen 4 und 6 Wochen. Die Ausschreibung wird in der Regel öffentlich bekannt gemacht. Während der Angebotsfrist müssen von der ausschreibenden Stelle vorrangig Bieterfragen beantwortet werden, es kann jedoch auch zu Rügen und Nachprüfungsanträgen kommen. Nach Angebotsende erfolgt die Auswertung der eingegangenen Angebote anhand der festgelegten Kriterien. Alle Schritte müssen sorgfältig dokumentiert werden, um die Vergaberechtskonformität sicherzustellen. Es tritt auch immer wieder der Fall ein, dass Nachforderungen oder Aufklärungen abgewickelt werden müssen. 

Zuschlagsphase 

Die Zuschlagsphase umfasst die Zuschlagsentscheidung, die Bekanntmachung des Zuschlags, die Kommunikation mit den Bietern und die Informationsschreiben nach §134 GWB. Es können sich in dieser Phase Projektverzögerungen durch Einsprüche und Rügen ergeben. Diese Zuschlagsphase kann je nach Anzahl der Angebote und Komplexität der Bewertung und je nach Stimmung im Markt eine mehr oder minder risikoreiche Phase in jedem Vergabeverfahren sein. 

Bewerbungs- und Verhandlungsphasen (nur bei mehrstufigen Verfahren) 

Bei komplexen Ausschreibungen von technischem Equipment oder großen Fahrzeugen mit besonderer Ausstattung– kann ein mehrstufiges Verfahren sinnvoll sein. Diese Phase verlängert die Projektdauer, ermöglicht aber bei komplexen technischen Vergabeprojekten eine bessere Abstimmung mit den Bietern und eine höhere Qualität der Beschaffung. 

Zeitschiene: Von der Idee bis zur Beschaffung 

Die Dauer eines Ausschreibungsprojekts ist nicht pauschal festzulegen. Sie hängt maßgeblich von der gewählten Verfahrensart, dem Vorbereitungsstand sowie der Komplexität des Beschaffungsgegenstands ab. In der Praxis lassen sich folgende Richtwerte ansetzen:

• Nationale, einstufige Ausschreibung
  Bei klar definiertem Bedarf und vorhandenen Unterlagen beträgt die Projektdauer in der Regel ca. 2–3 Monate.
• Nationale, einstufige Ausschreibung mit Bedarfsermittlung
  Muss der Bedarf zunächst fachlich erarbeitet werden, ist von einer Dauer von ca. 3–5 Monaten auszugehen.
• EU‑weite, einstufige Ausschreibung
  Bei klarer Aufgabenstellung und vollständigen Unterlagen liegt die Projektdauer typischerweise bei ca. 4–5 Monaten.
• EU‑weite, mehrstufige Ausschreibung
  Bei neuen, komplexen Beschaffungsvorhaben (z. B. komplexe Fahrzeuge oder Sonderlösungen) kann sich das Verfahren auf ca. 9–14 Monate erstrecken.

Fazit 

Die Planung von Ausschreibungsprojekten ist ein vielschichtiger Prozess, der eine strukturierte Vorgehensweise und fundiertes Projektmanagement erfordert. Für kommunale Auftraggeber ist eine effiziente und bedarfsgerechte Vergabe nur möglich, wenn alle Schritte – von der Bedarfsstrukturierung bis zur Zuschlagserteilung – sorgfältig geplant und dokumentiert werden. 

Die Wahl der Verfahrensart, die Qualität der Vergabeunterlagen, die Terminplanung und die Einbindung von Experten, Spezialisten und Dienstleistern können entscheidend für den Erfolg sein. So kann die Beschaffung von Feuerwehrfahrzeugen wie einem Mannschaftswagen, einem Einsatzleitwagen (ELW), einem Gerätewagen Gefahrgut (GW-G) oder einem Tanklöschfahrzeug (TLF) termingerecht und rechtskonform erfolgen. 

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