Für die technische Erneuerung mehrerer Regionalstudios sollte eine Rahmenvereinbarung über die Lieferung und Montage von Broadcast-Funktionskomponenten, Verkabelung und Möbeln geschlossen werden. Die Leistungen waren an sechs verschiedenen Standorten zu erbringen und mussten auf einer standortbezogenen Fachplanung aufbauen.

Die Herausforderung

Das Projekt verband komplexe medientechnische Anforderungen mit umfangreichen Liefer-, Montage- und Integrationsleistungen. Gleichzeitig mussten die technischen, vertraglichen und vergaberechtlichen Bestandteile der Ausschreibung konsistent aufeinander abgestimmt werden.

Unser ganzheitlicher Ansatz

abakus begleitete das Beschaffungsvorhaben von der Strukturierung der Vergabeunterlagen bis zum Abschluss des Verfahrens. Im Mittelpunkt standen:

• Entwicklung einer tragfähigen Verfahrensstruktur
• Erstellung und Abstimmung der Verfahrensunterlagen
• Ausarbeitung und Prüfung der Vertragsunterlagen
• Einbindung der standortbezogenen Fachplanung
• Koordination der fachlichen und rechtlichen Anforderungen
• Begleitung der Bieterkommunikation
• Unterstützung bei Prüfung und Wertung der Angebote
• Vorbereitung des Verfahrensabschlusses
• vollständige und nachvollziehbare Vergabedokumentation

Das Ergebnis

Das offene Verfahren wurde abgeschlossen und die Zuschlagsentscheidung versandt. Die anschließende Abstimmung mit den technischen Ansprechpartnern und die Vorbereitung der Umsetzung konnten darauf aufbauen. Es konnte eine große Einsparung durch eine detaillierte und akribische Beschaffungsdurchführung erzielt werden.

Projektprofil

• Bereich: Rundfunk und Medientechnik
• Verfahren: EU-weites offenes Verfahren
• Beschaffungsgegenstand: Broadcast-Komponenten, Verkabelung und Möbel
• Leistungsmodell: Ganzheitliche Vergabebegleitung